Ein Auftrag kommt rein – und löst ein Dutzend kleiner Aufgaben aus. Lieferschein, Ordner, Bilder auf die Box, Galeriealbum. Nach dem Event: ZIP, Upload, E-Mail mit Zugangsdaten.
Jeder Schritt ist schnell erledigt. Zusammen fressen sie Stunden – jedes Wochenende. Für einen Anbieter aus der Fotobox-Vermietung haben wir diese Arbeit mit einer individuellen Automatisierung in einem zentralen Portal gebündelt.
- Branche
- Fotobox-Vermietung
- Umfang
- 30–50 Boxen pro Wochenende
- Systeme
- JTL-Wawi, JTL-Shop, Nextcloud
- Technik
- Python, Django, KI-unterstützt entwickelt
Das Ergebnis auf einen Blick
2 10
Klicks bei der Einrichtung einer Box
1
Klick nach der Rückkehr, der Rest läuft automatisch
≈ 1 h
weniger Verwaltungsaufwand pro Auftrag
Erfahrungswert des Betriebs
- Sendungsnummern gehen direkt aus der JTL-Wawi an die Kunden – ohne Shipcloud
- Kundenportal für Dokumente, Dateien und Tutorials statt E-Mail-Anhängen
- Nextcloud in Deutschland statt Dropbox – geringere Kosten, Daten bleiben in Deutschland
Klingt nach Ihrem Alltag? Lassen Sie uns über Ihren Ablauf sprechen →
Ausgangslage: Umstieg von weclapp und Shipcloud auf JTL
Den Anstoß gab ein Systemwechsel: Der Betrieb ist von weclapp und Shipcloud auf JTL-Wawi und JTL-Shop umgestiegen. Der richtige Moment, die Abläufe drumherum nicht nachzubauen, sondern neu zu denken. Vorher lief vieles von Hand:
- Daten zwischen mehreren Programmen übertragen
- Lieferscheine ausfüllen und Auftragsordner anlegen
- Bilder und Layouts auf die Box kopieren, Galeriealben erstellen
- ZIP-Archive packen und Bilder bereitstellen
- alle vier Stunden ein neues Dropbox-Token erzeugen
- Dokumente und Dateien per E-Mail an Kunden schicken
Workflow-Automatisierung: zwei Klicks statt zehn
Die Verarbeitung startet automatisch, sobald ein Auftrag eingeht. Lieferschein, Ordner und Galeriealbum sind fertig, bevor jemand den Auftrag öffnet.
- Box einrichten: zwei Klicks – Daten übertragen, Einrichtung abschließen
- Nach der Rückkehr: ein Klick stößt Sicherung, ZIP, Upload in die Nextcloud und E-Mail an
- Sonderfälle: individuelle Aufträge bleiben von Hand bearbeitbar
Sendungsnummern automatisch aus der JTL-Wawi
Früher lief die Versandbenachrichtigung über Shipcloud. Heute liest das Tool die Sendungsnummern direkt aus der JTL-Wawi und schickt sie automatisch an die Kunden – mit Tracking-Link und im eigenen Design.
- keine manuelle Übertragung von Sendungsnummern
- kein Zusatzdienst, keine Gebühren pro Sendung
- Kunden wissen, wann ihre Box kommt – weniger Rückfragen
Kundenportal statt E-Mail-Anhänge
Manche Verkaufsaufträge brauchen mehr als eine Lieferung: Anleitungen, Vorlagen, Tutorials. Statt sie einzeln zu mailen, gibt es jetzt ein eigenes Kundenportal.
- Das Tool liest Aufträge mit ihren Artikelnummern aus der JTL-Wawi.
- Der Kunde wird mit seiner E-Mail-Adresse angelegt.
- Er erhält automatisch Zugangsdaten und den passenden Hinweis.
- Im Portal findet er alle Daten, Dokumente und Tutorials zu seinem Artikel.
Neues Dokument? Einfach hinterlegen – alle passenden Kunden sehen es sofort und werden automatisch informiert.
Rund eine Stunde weniger Aufwand pro Auftrag
Nach Einschätzung des Betriebs spart der neue Ablauf etwa eine Stunde Arbeit pro Auftrag. Bei 30–50 Boxen pro Wochenende ist das eine spürbare Entlastung. Wie hoch die Gesamtersparnis ausfällt, hängt davon ab, wie viele Aufträge Standard sind und wie viele individuell bearbeitet werden.
Prozessoptimierung beginnt beim Verstehen des Ablaufs
Die größte Herausforderung war nicht die Technik, sondern Arbeitsschritte und Sonderfälle, die erst in der Testphase sichtbar wurden. Deshalb arbeiten wir in vier Schritten:
- Workflow aufnehmenjeden Handgriff, jedes Programm, jede Ausnahme
- Lösung umsetzenzuerst die Schritte mit dem größten Zeitgewinn
- Im Alltag testenmit echten Aufträgen, nicht mit Beispieldaten
- ErgänzenSonderfälle einbauen, bis der Ablauf trägt
Technik: individuell entwickelt, mit KI-Unterstützung
- Python und Django als Basis, entwickelt mit KI-Unterstützung
- Läuft im eigenen Netz: auf einem Rechner im Betrieb, für berechtigte Mitarbeitende im Intranet per Browser erreichbar – kein öffentlicher Zugang
- Anbindung per API an JTL-Wawi, JTL-Shop, Nextcloud und E-Mail
- Nextcloud in Deutschland statt Dropbox – günstiger und datenschutzfreundlicher
Welche Abläufe lassen sich bei Ihnen automatisieren?
Viele wiederkehrende Arbeiten am PC lassen sich ganz oder teilweise automatisieren, zum Beispiel:
- Auftragsdaten aus Shop oder Warenwirtschaft weiterverarbeiten
- Versand- und Statusmeldungen an Kunden verschicken
- Excel-Listen, Dateien und Ordnerstrukturen pflegen
- Druckunterlagen, Lieferscheine und Dokumente erzeugen
- Kunden Unterlagen und Downloads bereitstellen
Crispy Web prüft Ihren Workflow, zeigt, wo sich Prozessoptimierung lohnt, und setzt die passende Lösung um. Die Stellen, an denen Menschen prüfen, korrigieren oder entscheiden, planen wir von Anfang an mit ein.
Häufige Fragen zur Automatisierung
Brauche ich dafür JTL-Wawi?
Nein. In diesem Projekt kamen die Daten aus JTL-Wawi und JTL-Shop. Genauso lassen sich andere Warenwirtschaften, Shopsysteme oder Excel-Listen anbinden, sofern sie eine Schnittstelle oder einen Export bieten.
Liegen meine Daten dann in der Cloud?
Nur dort, wo Sie es wollen. Das Portal dieses Betriebs läuft auf einem eigenen Rechner und ist nur im Intranet erreichbar. Bilder liegen in einer in Deutschland gehosteten Nextcloud statt bei Dropbox.
Was passiert mit Sonderfällen?
Die bleiben bearbeitbar. Standardaufträge laufen automatisch, individuelle Aufträge lassen sich im Portal prüfen, korrigieren und von Hand abschließen.
Wie starten wir?
Mit einem Gespräch über Ihren Ablauf. Wir nehmen die Arbeitsschritte auf, zeigen, wo sich Automatisierung lohnt, und setzen danach in Etappen um – zuerst die Schritte mit dem größten Zeitgewinn.